Home Oferta oprogramowania OJA Zasady działania
OJA - Zasady działania

System OJA działa w oparciu o wyróżnione w dokumentacji systemu punkty kontrolne (PK), czyli zadania, które będą audytowane w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. System ten stworzony został z myślą o firmach, które posiadają bądź są na etapie wdrażania zintegrowanego systemu zarządzania. System OJA zakłada, że firma działa zgodnie z ustalonym lecz niekoniecznie udokumentowanym rytmem. Dzięki takiemu założeniu działanie systemu OJA jest w pełni ukierunkowane na usprawniania systemu jakości i utrzymywanie lub tworzenie koniecznej dokumentacji systemu zarządzania.

Opis sytemu

System wymaga przygotowania następujących danych:

  • Struktura organizacyjna wg schematu;
  • Wykaz procedur;
  • Cele polityki jakości;
  • Wykaz audytorów;
  • Punkty kontrolne;
  • Przydział zadań;

Po wprowadzeniu tych danych system OJA może rozpocząć działanie.

Na podstawie procedur systemowych, instrukcji i innych dokumentów należy przygotować listę punktów kontrolnych (PK). PK wynikające z procedur powinny być określane w taki sposób, by możliwie najpełniej oddawały cel istnienia procedury a jednocześnie by można było jednoznacznie stwierdzić, czy poprzednie zadania procedury funkcjonują poprawnie.

PK powinny umożliwić audytorowi i kierownikowi audytowanej komórki jednoznaczne stwierdzenie ewentualnego poziomu niezgodności (np. poprzez podanie kryterialnego wzorca jakości, lub by ocena była dla wszystkich zainteresowanych oczywista).

Wprowadzając PK do systemu OJA należy określić:

  • komórkę zgłaszającą zadanie;
  • opis PK (treść);
  • element oraz wymóg normy, którego zadanie dotyczy (pole element jest wymagane);
  • wynika on bezpośrednio z procedury;
  • cel polityki jakości związany z PK;
  • norma jest wybierana pośrednio z odpowiedniego elementów;
  • potencjalne skutki niezgodności wynikające z błędnego wykonania PK;

Organizowanie audytów

Według normy ISO 9001:2000 audit jest to systematycznie udokumentowany proces uzyskania dowodu z auditu oraz obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.

Łatwość obsługi oprogramowania pozwala zapewnić jego przejrzystość, w momencie kiedy zostanie pomylona kolejność wykonywanych operacji, system zawiadamia użytkownika o popełnionym błędzie. Udostępnione w każdym oknie główne menu oprogramowania pozwala w każdej chwili cofnąć się do strony głównej lub do wybranego przez użytkownika modułu.

Zestawienia

System OJA pozwala na generowanie szeregu zestawień, a w szczególności:

  • Lista zadań audytowych z możliwością podziału na elementy i wygania normy, procedury oraz komórki organizacyjne;
  • Lista niezgodności z audytu, z podziałem na komórki organizacyjne, odpowiedzialne za realizację;
  • Ocena spełnienia wymagań normy;
  • Ocena realizacji celów Polityki Jakości;
  • Ocena funkcjonowania procedur;
  • Zestawienie niezgodności stwierdzonych podczas audytu oraz zestawienie wszystkich zadań wynikających z tego audytu;
  • Zestawienie celów Polityki Jakości;
  • Zestawienie procedur;
  • Rozdzielnik procedur;
  • Zestawienie elementów i wymagań normy;
  • Zestawienie struktury dokumentacji;
  • Zestawienie audytorów wewnętrznych;
  • Zestawienie komórek organizacyjnych;
  • Zestawienie zadań za ustalony okres dla komórki;
  • Zestawienie zadań zaległych;

Zestawienia dostępne są wg zadanego okresu, zainteresowanych komórek organizacyjnych, pionów i w skali całego przedsiębiorstwa.